Guide d’utilisation de la messagerie vocale

Guide d’utilisation de la messagerie vocale

La messagerie vocale ou boîte vocale permet aux personnes qui vous appellent de laisser un message lorsque votre ligne est occupée ou lorsque vous ne répondez pas. La première fois que vous vous en servirez, il sera utile d’organiser votre boîte vocale.

  • Vous devez enregistrer vous-même votre formule d’accueil. Vous pouvez ensuite la modifier facilement pour refléter vos allées et venues, votre horaire, etc.
  • Votre boîte vocale a un code de sécurité par défaut de cinq chiffres que vous devez changer dès la première fois que vous utilisez le système. Par la suite, vous pouvez le changer aussi souvent que vous le désirez.
  • Votre nouveau code de sécurité peut contenir entre quatre et dix chiffres. Par mesure de sécurité, vous devriez changer votre code tous les 30 jours.
  • Vous pouvez prendre vos messages à partir de n’importe quel téléphone à clavier.
  • Pour laisser un message sans écouter tout le message d’accueil, faites le 6.

ACCÉDER VOTRE BOÎTE VOCALE

À partir de votre téléphone:

  1. Si vous avez un indicateur ou un bouton de message en attente, ou qu’une touche de votre appareil est programmée pour l’accès à la boîte vocale, appuyez sur le bouton approprié, attendez que le système vous réponde, puis composez votre mot de passe.
  2. Composez *97, attendez que le système vous réponde, puis composez votre mot de passe.

À partir d’un autre poste sur votre compte:

Composez *98, attendez que le système vous réponde. Composez votre numéro de boîte vocale puis votre mot de passe.

À partir de l’extérieur:

Composez votre numéro de téléphone puis appelez votre poste puis votre boîte vocale. Dès que le votre boîte vocale vous répond, composez *, attendez que le système vous réponde et composez votre mot de passe.

RESTRICTIONS DE LA MESSAGERIE VOCALE

  • Longueur d’un message – 2 minutes
  • Longueur de votre message d’accueil ou de non disponibilité – 1 minute
  • Longueur de votre temporaire – 1 minute
  • Longueur du nom – 10 secondes
  • Nombre de messages par boîte vocale – 100
  • Longueur du code de sécurité – entre 4 et 10 chiffres

ORGANISATION DE VOTRE BOÎTE VOCALE

MENU PRINCIPAL

  1. Faites le 1 pour écouter votre message.
  2. Faites le 2 pour changer de dossier
  3. Faites le 3 ou le 0 pour les options de votre boîte vocale ou options avancées
  4. Faites le 4 pour accéder au gestionnaire vous permettant de modifier vos renvois d’appel

OPTIONS DE VOTRE BOÎTE VOCALE

Une fois que votre boîte vocale a accepté votre mot de passe, appuyez sur le 0 afin d’accéder au menu des options.

  1. Faites le 1 pour enregistrer votre message d’accueil ou de non disponibilité.
    1. Appuyez sur 1 pour accepter le message enregistré
    2. Appuyez sur 2 pour écouter le message enregistré
    3. Appuyez sur 3 pour réenregistrer le message
  2. Faites le 2 pour enregistrer votre message occupé.
    1. Appuyez sur 1 pour accepter le message enregistré
    2. Appuyez sur 2 pour écouter le message enregistré
    3. Appuyez sur 3 pour réenregistrer le message
  3. Faites le 3 pour enregistrer votre nom
    1. Appuyez sur 1 pour accepter le message enregistré
    2. Appuyez sur 2 pour écouter le message enregistré
    3. Appuyez sur 3 pour réenregistrer le message
  4. Faites le 4 pour enregistrer votre message temporaire (utilisé pour les absences sporadiques). ATTENTION: Ce message une fois enregistré sera joué en priorité sur vos autres messages) On doit simplement supprimer le message temporaire pour revenir au message d’accuei. ou en enregistrer un nouveau au besoin
  5. Faites le 4-1 pour enregistrer votre message temporaire
    1. Appuyez sur 1 pour accepter le message enregistré
    2. Appuyez sur 2 pour écouter le message enregistré
    3. Appuyez sur 3 pour réenregistrer le message
  6. Faites le 4-2 pour effacer votre message temporaire
  7. Faites le 5 pour changer votre mot de passe.
  8. Faites le * pour revenir au menu précédent.

ÉCOUTE DES MESSAGES

Chacun des messages vocaux laisser sur votre boîte vocale vous sont directement envoyés en pièce jointe avec adresse courriel. Lorsque vous accédez à votre boîte vocale pour écouter vos messages, le système vous informe d’abord du nombre de messages.

Une fois que vous aurez appuyé sur le 1, vos messages reçus seront joués automatiquement.

Pendant l’écoute, vous pouvez accéder aux options suivantes:

  1. Faites le 1 pour passer l’enveloppe du message (date et heure) et passer à l’écoute du message.
  2. Faites le 4 pour passer au message précédent.
  3. Faites le 5 pour réécouter votre message si vous le désirez.
  4. Faites le 6 pour passer au message suivant.
  5. Faites le 7 pour supprimer ce message.
  6. Faites le 8 pour transmettre votre message à une autre boîte vocale.
  7. Faites le 9 pour conserver votre message.

TRANSMETTRE UN MESSAGE À UNE AUTRE BOÎTE VOCALE

Après avoir écouté un message, faites le 8 pour le transmettre. Composez le numéro de la boîte vocale du destinataire.

EXEMPLES DE FORMULES D’ACCUEIL

  1. Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de (votre nom). Je ne peux prendre votre appel en ce moment. Veuillez me laisser un message détaillé et je retournerai votre appel dès que possible.
  2. Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de (votre nom) et nous sommes (date). Je ne peux prendre votre appel en ce moment. Veuillez me laisser un message détaillé et je retournerai votre appel dès que possible.
  3. Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de (notre nom). Je ne suis pas là en ce moment mais vous pouvez me laisser un message détaillé et je retournerai votre appel dès mon retour, ou vous pouvez téléphoner à ma collègue au poste XXXX.
  4. Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de (notre nom). Je ne serai pas au bureau jusqu’au (date). Vous pouvez me laisser un message détaillé et je retournerai votre appel dès mon retour. Si vous voulez parler à quelqu’un immédiatement, vous pouvez téléphoner à ma collègue au poste XXXX.
  5. Bonjour, vous avez rejoint la boîte vocale de (notre nom). Je ne suis pas là en ce moment mais vous pouvez me laisser un message détaillé et je retournerai votre appel dès mon retour, ou pour toute urgence
  6. Option dans le message:
    1. Suggérer de composer le 1 (appelle le numéro de téléphone ou de poste programmé).
    2. Suggérer de composer le 0 pour revenir au menu téléphonique