Introduction au Gestionnaire d’appels

Introduction au Gestionnaire d’appels

Le Gestionnaire d’appels est un module accessible par tous les usagers des services de téléphonie d’Omnivigil. La principale utilité est de permettre à un usager de gérer ses renvois d’appels vers une ou plusieurs destinations en fonction d’une situation précise (ex. au travail, en congé, ne pas déranger, etc.) ou selon un horaire personnalisable. Ce service est sans frais et est modifiable par l’usager sans l’intervention du gestionnaire en charge du compte de l’entreprise ou de l’organisme.

Comment y accéder

Il existe deux façons d’atteindre le tableau de contrôle du Gestionnaire d’appels. Il faut d’abord vous connecter au portail client d’OMNIVIGIL.

  1. En cliquant sur votre nom, en haut à droite de l’écran, s’ouvrira une fenêtre avec les informations générales vous concernant. À cet endroit se trouve 3 onglets gris en haut à droite: le Gestionnaire d’appels est en deuxième position.
  2. La deuxième façon est de choisir le « Menu rapide », soit l’icône aux contours bleus à droite de votre nom pour ensuite, dans le menu présenté, cliquer directement sur Gestionnaire d’appels.

Les deux différents types de renvois d’appel

Le Gestionnaire d’appels vous permet de choisir entre deux modes de renvoi possibles; soit de façon unilatérale selon le statut qui vous représente (Mode « Renvoi d’appel sur statut ») ou encore selon un horaire (Mode « Renvoi d’appel sur horaire ») que vous pouvez personnaliser vous-même.

1) Mode « Renvoi d’appel sur statut »

Ce mode offre cinq statuts différents qui peuvent être choisis dans la section « Renvoi d’appel sur statut » – NOUVEAU à droite de l’écran de contrôle du Gestionnaire d’appels. Les différents statuts qui s’offrent à vous sont les suivants :

  1. Au travail
  2. En congé
  3. En alerte
  4. En déplacement
  5. Ne pas déranger

Vous pouvez ainsi programmer les cinq statuts de cette section et les choisir en fonction de la situation qui s’y prête. D’ailleurs, sachez que la fonction *72 vous permet de votre statut dans les menus de notre système téléphonique, et ce directement de votre appareil, sans passer par l’Espace client.

2) Mode « Renvoi d’appel sur horaire »

Le Gestionnaire d’appels vous permet également de programmer des renvois selon l’horaire qui vous convient et ainsi avoir différentes programmations sur mesure pour différents horaires.

Dans un cas comme dans l’autre, que ce soit pour programmer un renvoi « sur statut » ou « sur horaire », vous aurez à cliquer sur le mot « NOUVEAU » en orange à côté du mode de votre choix et le tableau de contrôle du Gestionnaire d’appels vous présentera les éléments suivants du menu:

  1. DESCRIPTION: cette section vous permet de donner un nom à votre programmation ou encore d’ajouter des notes personnelles afin de plus simplement identifier la programmation de ce renvoi.
  2. STATUT (pour la programmation du « Renvoi d’appel sur statut »): vous permet de choisir parmi l’un des cinq statuts offerts dans ce mode. Soit « En travail », « En alerte », « En congé », « En déplacement » ou « Ne pas déranger ». Chacun de ces statuts peut être programmé en fonction de vos besoins spécifiques.
  3. HORAIRE (pour la programmation du « Renvoi d’appel sur horaire »): cette section qui vous permet de choisir l’horaire qui s’appliquera au renvoi que vous créez. Vous pouvez choisir entre « En tout temps (24/7) » ou vous pouvez personnaliser l’horaire souhaitée selon les jours et les heures qui vous conviennent. Vous n’avez qu’à appuyer sur le logo vert en forme de plus (+) pour ajouter des lignes à votre personnalisation ou appuyer sur la corbeille pour supprimer une ligne. Notez que si deux renvois sont actifs avec des horaires simultanés (au même moment), les destinations seront combinées.
  4. DESTINATIONS: sélectionner à cet endroit le ou les destinations que vous souhaitez pour vos appels entrants. Notez que si vous choisissez plus d’une destination (ex. un poste filaire et un CallThru) les sonneries des deux appareils/applications se feront entendre simultanément.
  5. SONNERIE (DURÉE): le menu déroulant vous permet de choisir la durée de sonnerie désirée (entre 0 et 90 secondes). Notez que si votre cellulaire ou votre CallThru sont éteints, l’appel atteindra la boîte vocale du cellulaire et non celle de votre extension interne du bureau.
  6. BOÎTE VOCALE: le menu déroulant vous permet de choisir la boîte vocale vers laquelle l’appel entrant sera dirigé en cas de non-réponse à la fin de la durée de sonnerie choisie plus haut.
  7. MESSAGE DE BIENVENUE: cliquez ce carré si vous souhaitez qu’un message d’accueil soit dicté avant les sonneries. Ce message indiquera vocalement à l’appelant que son appel est transféré et la musique en attente du compte sera jouée.
  8. DESTINATIONS AUTRES (SANS RENVOI): cette section vous permet d’identifier vers quelle destination vous souhaitez que l’appel entrant soit dirigé en cas de non-réponse à la fin de la durée de sonnerie choisie plus haut. Il est d’ailleurs important de noter que les appels acheminés à ces postes ne seront pas pris en charge par le renvoi d’appel qui est programmé sur le/les postes sélectionnés.
  9. DESTINATIONS AUTRES (AVEC RENVOI): un peu comme celle ci-haut, cette section vous permet d’identifier vers quelle destination vous souhaitez que l’appel entrant soit dirigé en cas de non-réponse à la fin de la durée de sonnerie choisie. Cependant, ici, le renvoi d’appel qui est programmé sur le/les postes sélectionnés sera actif. Il est d’ailleurs important de noter que si l’appel est renvoyé par le gestionnaire et encore renvoyé par la cible de celui-ci, l’appel sera annulé.

Une fois cette programmation terminée, il ne vous reste qu’à appuyer sur « Enregistrer » et le renvoi apparaitra.

3) Notes pour réceptionniste

Cette dernière section de l’outil du Gestionnaire d’appels permet à un utilisateur d’adresser une note à la réceptionniste lui indiquant son absence, sa disponibilité ou toute autre information concernant sa présence au travail. Cette note apparaîtra dans la Console réceptionniste via une bulle grise au-dessus du nom de l’utilisateur durant toute la période indiquée dans la programmation de la note.

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